EN BUSCA DEL PROYECTO IDEAL
UNA ORIENTACIÓN PARA LA EXPLORACIÓN DE PROYECTOS Y SU
FORMULACIÓN
POR
VICTOR JULIO SINUCO MORENO
Investigación
innovadoras relacionada con formulación de proyecto.
Resumen
En Busca del
Proyecto Ideal
ü Guía TLC
Información general
sobre esta Institución. Normatividad, publicaciones, notificaciones.
Institución
encargada de ejercer control sobre las entidades prestadoras de servicios
públicos domiciliarios.
Notas de Integración:
Metodología
Recomendada
Tabla No. 1 lista d chequeo PMBOK
Información general sobre esta Institución. Normatividad, publicaciones, notificaciones.
Institución encargada de ejercer control sobre las entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios.
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1 ANTECEDENTES
(contextualización coloquial, que enmarca en tiempo, espacio y realidades el
proyecto )
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1.1 DEFINICION
DE LA MATRIZ DE MARCO LÓGICO (BID) (Resumen todo el proyecto en función de
objetivos, indicadores, medios de verificación, supuestos, propósitos y
productos.)
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1.2 Análisis
de los involucrados (delimita los diferentes actores, sus influencias en el
proyecto y la influencia del proyecto en ellos, va desde los legisladores legales,
gremiales y técnicos, hasta proveedores, clientes, y población en general que
sea o no afectada)
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1.3 Análisis
de problemas (determina DOFA)
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1.4 Análisis
de objetivos
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1.5 Matriz
de marco lógico (fin, propósito, componente actividad / resumen narrativo de
objetivos, indicadores de gestión, medios de verificación, supuestos)
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2 INFORMACIÓN
DE LA EMPRESA O CLIENTE DEL PROYECTO
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2.1 El
cliente - El producto
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2.2 Misión
corporativa
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2.3 Perfil
competitivo
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2.4 Objetivos
estratégicos
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2.5 Equipo
del proyecto
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2.6 Descripción
proceso productivo actual
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2.7 Descripción
lay out actual
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2.8 Descripción
proceso productivo futuro
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2.9 Descripción
lay out futuro
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2.10 Beneficios
estratégicos
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3 PROCESOS
DE INICIACIÓN
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3.1 Contrato
o indicaciones del patrocinador o cliente
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3.2 Factores
ambientales de la empresa
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3.3 Activos
de los procesos de la organización
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3.4 Acta
de constitución del proyecto (Project charter)
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3.5 Acta
de nombramiento del gerente del proyecto
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4 PROCESOS
DE PLANEACION
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4.1 INTEGRACION
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4.1.1 Mapa
de procesos con identificación de proyecto en área
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4.1.2 Matriz
de integración
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4.2 PLANEACIÓN
DEL ALCANCE
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4.2.1 Declaración
del alcance del proyecto (POS)
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4.2.2 Definición
del ciclo de vida proyecto
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4.2.3 WBS
(Work Breakdown Structure)
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4.2.4 PBS
(Product Breakdown Structure)
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4.2.5 OBS
(Organization Breakdown Structure)
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4.2.6 RBS
(Risk Breakdown Structure)
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4.2.7 RAM
(Responsibility Assignment Matrix)
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4.2.8 Matriz
Entregables
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4.2.9 Mapa
Ruta (Milestones Project)
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4.2.10 Amplitud
del proyecto
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4.2.11 SBS (Schedule Breakdown Structure)(MACRO)
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4.3 PLANEACIÓN
Y PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES
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4.3.1 Cronograma
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4.3.2 Diagrama
de barras de Gantt resumido
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4.3.3 Diagrama
de barras de Gantt detallado
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4.3.4 Diagrama
de eventos (Subproyectos)
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4.3.5 SBS (Schedule Breakdown Structure) (Micro)
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4.4 PLANEACIÓN
DE COSTOS
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4.4.1 Identificación
de recursos (tecnológico, humano, consumible)
|
4.4.2 CBS
(Cost Breakdown Structure)
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4.4.3 Presupuesto
discriminado en el tiempo
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4.4.4 Curva
de valor programado "S"
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4.5 PLANEACIÓN
DE LA CALIDAD
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4.5.1 Plan
de Calidad
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4.5.2 Matriz
de variables criticas
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4.5.3 Indicadores
de gestión por área
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4.5.4 Indicadores
de Gestión - Operación
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4.5.5 Indicadores
de Gestión - Mantenimiento
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4.5.6 Indicadores
de Gestión - Calidad
|
4.5.7 Indicadores
de Gestión - Servicio
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4.5.8 Matriz
de causa - efecto
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4.6 PLANEACIÓN
DE LOS RECURSOS HUMANOS
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4.6.1 Planeación
organizacional
|
4.6.2 Matriz
de roles y competencias requeridas
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4.6.3 Programación
de vinculación
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4.6.4 Procesos
de selección
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4.6.5 Procesos
de capacitación
|
4.6.6 Procesos
de promoción o de evaluación del desempeño
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4.7 PLANEACIÓN
DE COMUNICACIONES
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4.7.1 Esquema
de distribución de las comunicaciones (diamante)
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4.7.2 Plan
de comunicaciones
|
4.7.3 Cronograma
de reuniones
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4.7.4 Manejo
de problemas
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4.7.5 Procedimiento
control de cambios
|
|
4.7.6 Formato
Control de Cambios
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4.8 PLANEACIÓN
DE RIESGOS
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4.8.1 Riesgo
proyecto
|
4.8.2 Matriz
tridimensional
|
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4.8.3 Matriz
de apoyo
|
4.8.4 Matriz
de mitigación
|
|
4.8.5 Riesgo
impacto
|
4.8.6 Planeación
|
|
4.8.7 RAM
(Risk Assessment Matrix)
|
4.8.8 Identificación
del riesgo
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4.8.9 Análisis
cualitativo de los riesgos
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4.8.10 Análisis
cuantitativo de los riesgos
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4.8.11 Identificación
de herramientas o instrumentos de control
|
4.8.12 Mitigación
de riesgos
|
|
4.8.13 Riesgo
programación
|
4.8.14 Riesgo
presupuesto
|
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4.9 PLANEACIÓN
DE ADQUISICIONES
|
4.9.1 Plan
de compra y subcontrataciones
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4.9.2 Planeación
del proceso de adquisición de equipos e insumos
|
4.9.3 Selección
de Equipos
|
|
4.9.4 Selección
Proveedores
|
4.9.5 Matriz
de evaluación de proveedores
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4.9.6 Planeación
del proceso de cumplimiento de garantías y pólizas
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4.10 PROCESOS
DE EJECUCIÓN
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4.10.1 Kick
off Meeting
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4.10.2 PMO
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4.10.3 Cronograma
ejecutado vs planeado
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4.10.4 Presupuesto
Planeado vs Ejecutado (Flujo de Caja)
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4.10.5 Presupuesto
Planeado vs Ejecutado (Valor Ganado)
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4.10.6 Evaluación
de indicadores ejecutados vs. estándares
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4.10.7 Evidencia
de mitigación de riesgos
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4.11 PROCESOS
DE CONTROL
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4.11.1 CBS
(Control Breakdown Structure)
|
4.11.2 Control
de cambios (Matriz)
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4.12 PROCESOS
DE CIERRE
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4.12.1 CBS
(Close Breakdown Structure)
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4.12.2 Close
Down - Anuncio
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4.13 LECCIONES
APRENDIDAS
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4.14 CONCLUSIONES
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4.15 RECOMENDACIONES
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ü Metodología
Marco Lógico: Herramienta fuerte en la formulación del proyecto y en el
análisis de precondiciones. Instituto Latinoamericano y del Caribe de
Planificación Económica y Social (ILPES). Método que permite realizar el diseño
e identificación, la definición, la valoración, la ejecución y supervisión y
hasta la evaluación. Dando respuesta a preguntas como, ¿cuál es el problema?,
¿qué debemos y cómo debemos hacer?, etc. En cualquier caso se recomienda
complementar esta metodología con el PMI.
Proposición
de Proyectos
A continuación se hace una lista finita y modesta de
elementos que pueden ser foco de oportunidad para solucionar problemas en una
organización o sociedad y que de seguro son atractivos para el desarrollo
integral de las instituciones y de las personas.
ü Proyecto de responsabilidad
social empresaria (RSE).
Es posible que su empresa tenga la madures y sea
momento de hacer alusión a este tema, que no solo está de moda, sino que además
es una necesidad latente de la sociedad, pues determina un alto grado de
compromiso y efectos sobre los colaboradores de la organización, los clientes,
la honestidad empresarial, la naturaleza y la sociedad menos protegida. Un
proyecto de ésta envergadura tiene trascendencia de alto impacto en el tiempo.
Ver http://www.rse.org.es/
ü Proyecto de
hacer un análisis estructural del sector estratégico.
Una
herramienta propuesta por Luis Fernando Restrepo Puerta y Hugo Alberto Rivera,
en su libro denominado, Análisis estructural de sectores estratégicos, en el
cual proponen varios análisis que permiten identificar a una entidad su condición
frente al sector económico al que pertenezca, va desde la evaluación de las
condiciones de su producto, con sus diversas formas, hasta la evaluación de la
competencia, análisis del mercado, análisis financiero, etc. Es una herramienta
probada en muchos tópicos y que está generando documentación disponible para el
mercado.
ü Proyecto TOC
Mediante ésta herramienta, una empresa pase de ser una
simple rentadora, a ser una fábrica de tejido humano. La Teoría de
Restricciones (TOC - Theory of Constraints), diseñada por Eli Goldratt, al
principio de los 80, es una alternativa, que dignifica al hombre, realiza una
trasformación trasversal a la organización, armonizándola y dándole sinergias
que trascienden sobre las expectativas económicas colectivas.
ü Proyecto de
Sistemas de gestión.
Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control
Interno, Gestión Ambiental y Gestión de Desarrollo Administrativo, etc.,
integre y haga compatibles los componentes y elementos de las políticas y
directrices del Sistema de Desarrollo Administrativo de la empresa, los
requisitos de la NTCGP 1000 (Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública)
y los lineamientos e instrucciones de la Superintendencia Financiera en
relación con el Sistema de Control Interno. Sistema Integrado de Gestión, en la
Unidad Administrativa de Gestión. Si estos mandatorios no existen debe crearlos
y si existen debe articularlos.
ü Proyecto de gestión de conocimiento “Gestión de la
información”
La doctora Yady Isabelle González Quintero, ha
realizado una interesante proposición para realizar Gestión de conocimiento,
ver Una propuesta para la profesionalización de la gestión del conocimiento en
Colombia, Yady Isabelle González Quintero, Luis Joyanes Aguilar, agosto de
2008., Univ. Empresa, Bogotá (Colombia) 7 (15): 105-124,. Los elementos
requeridos y propuestos, para la gestión son:
MOTIVACIÓN: (Factor humano)… No sabíamos que era
imposible y por eso lo logramos... un equipo de trabajo motivado de forma
adecuada, puede lograr cualquier hazaña, el asunto es logra conocer a cada uno
de sus integrantes y tocar las fibras de cada uno para lograr movilizarlos, el
dinero no es un buen motivador, ya que es un tangible limitado y temporal. Hay
que buscar alineación con los elementos que motivan a la persona como persona,
como profesional y como ser. Si éste primer elemento no se da, la gestión del conocimiento
no dará frutos, será un simple aglomerado de datos superfluos. Por tanto no
debemos continuar con la gestión del conocimiento si no hay MOTIVACIÓN.
Parte de la motivación, implica la promoción de
valores individuales como honor, lealtad, honestidad, integridad, compasión,
amabilidad, altruismo y respeto. Partimos del principio inductivo, si la
célula, el ser humano está bien, el todo, la organización estará bien.
GENEROSIDAD: (Factor humano) Una de las virtudes más
escasas en el ser humano es la generosidad y es aun más difícil de hallarla en
términos de conocimiento, lograr que una persona ponga al descubierto sus
conocimientos, experiencias, sus habilidades, virtudes o capacidades artísticas
para hacer su trabajo, es aun más difícil. Esto es importante, porque el objeto
de la gestión del conocimiento no es simplemente el Identificar, recoger y
organizar el conocimiento existente, en realidad va más lejos, se trata de
facilitar la creación de nuevo conocimiento y el Apuntalar la innovación a través
de la reutilización y apoyo de la habilidad de la gente a través de
organizaciones, para lograr un mejor desempeño en la empresa. Esto implica que
logremos sacar del interior nuestro, ese conocimiento tácito, que no sabemos
tenesmos y lograr plasmarlo en documentos que permitan realizar transferencia.
Pues bien, esto sólo se logra si existe una adecuada
MOTIVACIÓN.
PROCESOS: La formalidad de una acción, es la garantía
de que se pueda repetir con éxito, por tanto la gestión del conocimiento, no
puede estar alejada de la existencia de un proceso que la enmarque en la
realidad empresarial, por tanto debe existir un proceso que la defina, es decir
la suma de los siguientes elementos: Políticas, procesos, procedimientos,
formatos, registros, indicadores de gestión e índices de productividad.
HERRAMIENTAS: Las herramientas no garantizan que la
gestión del conocimiento se haga de forma adecuada, pero si garantizan que su difusión
sea generalizada, no olvidemos que realizar la entrega de información pobre o
aun peor herrada, no puede ser controlado por las herramientas usadas para
difundirla. Dentro de las alternativas y sin limitarse a ellas, podemos
mencionar el teléfono móvil, e-mail, messenger, asincronía, foros y listas de
discusión, El ordenador, Internet, los grupos de investigación, las comunidades
de aprendizaje, etc. todos son válidas.
CAPITAL HUMANO: (Factor humano) Nótese que de los
cinco elementos mencionados, tres corresponden a temas relacionados con el
factor humano, es que el conocimientos sólo puede ser gestado, contenido,
transformado y transferido, por los seres humanos, así vale la pena ser
redundantes y volver a hacer hincapié en el tema de la MOTIVACIÓN y la GENEROSIDAD.
ü Proyecto Ver necesidad del desarrollo personal.
El ser humano a simple vista, es un ser
multidimensional, eso lo deja ver su desempeño en diferentes roles, como:
Cónyuge, Miembro de una Familia, empleado, Amigo, miembro de una Iglesia o asociación
de algo, padre, maestro, hombre de negocios. De hecho es una proposición hecha
por Santo tomas De Aquino, el que el ser humano es un ser multidimensional.
Dentro de las tantas dimensiones del ser, se pueden
mencionar, su dimensión social, dimensión física, dimensión psicológica,
dimensión ética, dimensión intelectual, dimensión política, dimensión
religiosa, dimensión económica, entre otras.
La diferencia entre los valores morales y los
principios morales, como la abstracción del primero sobre el segundo, siendo el
segundo una ley inviolable y el primero la forma de vivirlo: Principios: Leyes materiales (reglas o normas de conducta que
orientan la acción de un ser humano). Son evidentes por sí mismos. Valores: La apropiación de los
principios (cualidad "sui generis" de un objeto. Los valores son
agregados a las características físicas).
Interiorizando la necesidad de catalizar la dignidad,
comprendiendo que se es un ser racional, dotado de libertad, poder creador y
que tiene que, además de ser dignos, desarrollar su dignidad. Comprendiendo que
la ética brinda cohesión y la coherencia de la multidimensionalidad del ser y
esto a su vez, define el desarrollo apropiado de los roles. Podemos establecer
que el desarrollo de todas y cada una de las dimensiones del ser, de forma
simultánea y notable, garantizan una sociedad funcional, asumiendo que una
sociedad funcional sea la suma de condiciones que garantizan que la persona
natural o jurídica es ecuánime con sus semejantes y antitéticos, sus clientes o
dependientes, la sociedad, el medio y la naturaleza, lo cual redunda en
gallardía. “Nuestra recompensa se encuentra en el esfuerzo y no en el
resultado. Un esfuerzo total es una victoria completa. Mahatma Gandhi”
Redundando con lo dicho, se establece que si un ser se
desarrolla, entre otros, en el nivel de:
Dimensión social: Tomándola como la maestría con la
que un ser logra relacionarse con los demás seres. Basado en su capacidad de
comunicación, fundada en la cualidad de escuchar, entender, ratificar el haber
entendido, y finalmente el ser entendido. adicional a la práctica de cualidades
asertivas y empáticas con los demás. Esto partiendo del principio de una
dimensión social sana.
El desarrollarse socialmente implica que sus
relaciones con los demás estarán implicando desarrollar la capacidad de
comprender a los demás y lograr ser comprendido por los demás, el lograr
garantizar en las relaciones un resultado Ganar/Ganar y el maximizar
resultados, siendo eficiente, eficaz y efectivo, gracias a la sinergización.
Dimensión física: Definida como la corporeidad del
ser, es la condición física de las personas. Hace referencia al poseer un
cuerpo, un mecanismo de proyección sobre el medio físico. Siendo cana uno una
unidad individual, que se engrana con un todo, o cual redunda en
interdependencias.
Físicamente el ser se desarrolla, cuando logra un
equilibrio entre su cuerpo y su mente, esto es el minimizar los daños a la
materia, el cuidarla y preservarla, con el objeto de lograr longevidad.
Entiéndase por longevidad no sólo la dilatación en años de la existencia, sino
además su dignidad.
Dimensión psicológica: Esta dada por la cualidad
diferenciadora del ser humano, frente a los demás seres vivos, de desarrollar
su mente, su pensamiento, haciendo posible percibir cosas abstractas e
incorpóreas como:
Tabla No. 2 Dimensión Psicológica
|
Desesperación
|
Preocupación
|
Entusiasmo
|
Sentirse traicionado
|
Sentirse afortunado
|
|
Aburrimiento
|
Confusión
|
Encanto
|
Ira
|
Sentirse capaz
|
|
Aflicción
|
Culpabilidad
|
Energía
|
Irritación
|
Sentirse dominado
|
|
Agotamiento
|
Curiosidad
|
Enfado
|
Lástima
|
Sentirse herido
|
|
Agresividad
|
Debilidad
|
Enojo
|
Miedo
|
Interés
|
|
Alegría
|
Decisión
|
Dolor
|
Optimismo
|
Soledad
|
|
Alivio
|
Depresión
|
Envidia
|
Orgullo
|
Sorpresa
|
|
Amor
|
Desamparo
|
Esperanza
|
Paz
|
Susto
|
|
Angustia
|
Desánimo
|
Excitación
|
Pena
|
Temor
|
|
Ánimo
|
Desasosiego
|
Fastidio
|
Perplejidad
|
Tensión
|
|
Ansiedad
|
Desazón
|
Felicidad
|
Pesimismo
|
Timidez
|
|
Aprecio
|
Desconfianza
|
Frustración
|
Confianza
|
Tranquilidad
|
|
Arrepentimiento
|
Desdicha
|
Hostilidad
|
Rabia
|
Tristeza
|
|
Cansancio
|
Abatimiento
|
Impotencia
|
Rebeldía
|
Vergüenza
|
|
Cariño
|
Determinación
|
Indecisión
|
Relajación
|
Tranquilidad
|
|
Cautela
|
Desilusión
|
Inquietud
|
Satisfacción
|
Tristeza
|
|
Celos
|
Disgusto
|
Inspiración
|
Seguridad
|
Vergüenza
|
Fuente: El autor
La psicología desarrollada le permite al hombre tomar
control de sus emociones, sentimientos y hasta limitaciones, para lograr
disfrutar de las positivas y convertir en catalizadores las negativas, es decir
siempre lograr utilidad de las circunstancias.
Dimensión ética: Enmarcada en las actitudes o los
actos con calificación de buena moral y virtud, denotados por el adecuado
cumplimiento del el deber, llegando a ser feliz. Todo esto circunscrito a las
limitaciones de una determinada sociedad, cultura y época.
Desarrollar la dimensión ética de los seres, redunda
en la armonía coherente y cohesiva de la sociedad. Es salud social.
Dimensión intelectual: Hace referencia a la capacidad
que tiene el ser, de abstraer, apropiar, interiorizar conocimiento, para
adaptarse al entrono, o para adaptarlo a sus necesidades, implica un derroche
de acciones que permiten recrear, crear, desarrollar, innovar, emular,
transformar todo o algo.
El desarrollo intelectual implica paz y armonía, pues
sobre la conciencia de el porqué de las cosas, el conocer el principio activo
de todo, implica la capacidad de predecir efectos y preparase para sobreponerse
a los mismos de forma controlada, el conocimiento hace al ser libre de
limitaciones mezquinas.
Dimensión política: Es la capacidad que tienen le ser
de comprender, respetar, subordinarse, violar, transformar, desarrollar o
mejorar la delimitación de los condicionados que rigen su capacidad de
relacionarse con los demás seres. Es cualidad que le permite humanizarse,
socializarse, crear cohesión. Se desarrolla cuando se reconoce al individuo en
la sociedad, y atreves de la misma sociedad logra compartir su identidad y
desarrollar su identidad, sus capacidades de comunicación, definir costumbres,
definir cultura. La dimensión política define el poder.
El desarrollo de la dimensión política, permite que el
ser se relacione en condiciones enriquecedoras, dando herramientas de
seguimiento y control.
Ahora bien, si el ser es la unidad de la familia, la
familia es la unidad de la sociedad, podemos afirmar que el desarrollo del ser,
implica el desarrollo de la familia y el desarrollo de la familia implica el
desarrollo de la sociedad. Si el ser humano es un ser multidimensional, con
principios morales, dignidad y ética, y además se desarrolla de forma integral,
lo que vamos a obtener es un ser integrado a la sociedad, responsable de su
cuerpo, sus actos y de sus relaciones, que se preocupa por comprender su
entorno y gobernar o ser gobernado.
Por lo tanto el desarrollo del ser debe ser integral,
esto es que sus relaciones con los demás estarán implicando desarrollar la
capacidad de comprender a los demás y lograr ser comprendido por los demás, el
lograr garantizar en las relaciones un resultado Ganar/Ganar y el maximizar
resultados, siendo eficiente, eficaz y efectivo, gracias a la sinergización;
logrando un equilibrio entre su cuerpo y su mente; teniendo control de sus
emociones, sentimientos y hasta limitaciones; teniendo armonía coherente y
cohesiva con la sociedad; y logando vivir en paz y armonía.
Si la persona se ha desarrollado como persona y logra
ser feliz, estará garantizado que su desempeño en los diferentes roles ha de
ser exitoso, esto es un buen Cónyuge que no requiere de infidelidad,
subyugación o cualquier otro gesto que limite la relación; un buen Miembro de
una Familia, que entrega y da sin medida y sin condicionados; un buen empleado
que focalizado, organizado y proactivo, garantiza eficiencia, eficacia y
efectividad en sus acciones y que logra entender, ser entendido, ganar hacer
ganar y sinergizar; un buen Amigo que impulsa, levanta y anima a seguir el
camino; un buen padre, maestro, hombre de negocios, o cualquier otro rol, que
se funda en la gallardía, el honor, la lealtad, la honestidad, la integridad,
la compasión, la amabilidad, el altruismo y el respeto para vivir.
Podríamos seguir mencionado proyectos y proyectos,
pero con lo ya dicho, es posible que si afrontamos temas como un proyecto de
Liderazgo, proyecto de implementación de un Balanced scorecard, proyecto Seguridad Informática, proyecto de BCP,
Contingencia, proyecto de Sistemas de gestión, etc, tengamos éxito, pues el
insumo principal está dado, el capital humano “Talentos, conocimiento explicito
y conocimiento tácito”.
Referencias
Departamento Nacional de Planeación,
Cadenas Productivas Estructura, comercio internacional y protección. (2004). Colombia.
Departamento Nacional de Planeación, Documento CONPES 3527
(2004), Colombia.
Goldratt, E, (1994). La Meta, Israel.
González, YI; Joyanes AL, (2008). Una propuesta para
la profesionalización de la gestión del conocimiento en Colombia. Universidad y
Empresa, vol. 7, núm. 15, julio-diciembre, 2008, pp. 105-124. Universidad del
Rosario
MinCIT, Ministerios de Comercio Industria y Turismo
tratados vigentes http://www.tlc.gov.co/publicaciones.php?id=5398
Alcaldía Mayor de Bogotá, Plan de Desarrollo Bogotá
Humana 2012 – 2014. Colombia.
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A Guide to the Project
Management Body of Knowledge – PMBOK Guide 2000 Edition, Pennsylvania-USA 2000
Restrepo, L.F y Rivera, H.A. (2007) Análisis
Estructural De Sectores Estratégicos. Bogotá: Urosario.
Covey S.R. (1989) Los siete hábitos de la gente
altamente efectiva. USA.
Rosenberg y Posner, 1979. El marco lógico. Agencia de los Estados Unidos para el
Desarrollo Internacional.
Zittlau, J. (2005) Gandhi en la empresa, España.
Lista De Tablas
TABLA No: 1 lista
de chequeo PMBOK
Tabla No. 2 Dimisión
Psicológica
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