Resumen
La
organización, dentro de sus quehaceres diarios, tiene la visualización de su
ubicación en el tiempo y el sector económico, tal que su plan estratégico debe
ir al menos a 10 o 15 años, conformando un portafolio de proyectos que le
garanticen permanencia en el mercado y en el mejor de lo casos expansión
horizontal y/o vertical.
Así las cosas, el plan estratégico y por
consiguiente su portafolio de proyectos, deberá estar alineado con el concepto
de la gestión del conocimiento, como generador de ventaja competitiva
sostenible, es decir la organización debe ser consciente del valor que su
capital humano tiene. En este documento veremos cómo hacer gestión de las
fuentes del conocimiento y del
conocimiento. Ésta es la propuesta de Gonzalez, Yady (2004).
Palabras claves
Gestión del conocimiento, información.
ABSTRACT
The organization, in their daily lives, is
displaying its location in time and the economic sector, such that its
strategic plan must be at least 10 or 15 years , forming a portfolio of
projects that will ensure continued market and in case expansion better
horizontally and / or vertically.
So, the strategic plan and
therefore its portfolio of projects should be aligned with the concept of
knowledge management as a source of sustainable competitive advantage , ie the
organization must be aware of the value of its human capital has . In this
document we will see how to manage the sources of knowledge and knowledge. This
is the proposal Gonzalez , Yady (2004 ) .
Keyworks
Knowledge management,
information.
ÍNDICE de ilustraciones
INTRODUCCIÓN
El modelo presentado es producto de la imaginación
del autor, basado en los postulados de Gonzalez,
Yady (2004).
La gestión de las fuentes del conocimiento y del
conocimiento, a nivel empresarial, es una acción que conlleva a la generación de ventaja competitiva
sostenible, dado lo anterior, es de vital importancia, para la permanencia
organizacional en el mercado, el focalizar sus esfuerzos en garantizar una impecable
transición promocional y generacional. Esto es focalizar sus esfuerzos en los
capitales intelectuales.
Dado lo anterior, el fundamento de la gestión de las
fuentes del conocimiento y del conocimiento, como un generador de ventajas
competitivas sostenibles, se centra en la motivación, la generosidad, los
procesos, las herramientas y el capital humano.
A continuación me permito definir lo que se debe
hacer para realizar la gestión del conocimiento, más no defino el cómo hacerlo.
Qué Hacer en la Gestión del Conocimiento Gonzalez,
Yady (2004).
1.
Gestión Del
Conocimiento
a. Requisitos Generales Gonzalez, Yady
(2004)
Los elementos
requeridos para la gestión del conocimiento son:
MOTIVACIÓN: (Factor humano)… No sabíamos
que era imposible y por eso lo logramos... un equipo de trabajo, puede lograr
cualquier hazaña, el asunto es logra conocer a cada uno de sus integrantes y
tocar las fibras de cada uno para lograr movilizarlos. Si este primer elemento
no se da, la gestión del conocimiento no dará frutos, será un simple aglomerado
de datos superfluos. no debemos continuar con la gestión del conocimiento si no
hay MOTIVACIÓN.
GENEROSIDAD: (Factor
humano) Una de las virtudes más escasas en el ser humano es la generosidad y es
aún más difícil de hallarla en términos de conocimiento, lograr que una persona
ponga al descubierto sus conocimientos, experiencias, sus habilidades, virtudes
o capacidades artísticas para hacer su trabajo, es aún más difícil. Esto es
importante, porque el objeto de la gestión del conocimiento no es simplemente
el Identificar, recoger y organizar el conocimiento existente, en realidad va
más lejos, se trata de facilitar la creación de nuevo conocimiento y el
Apuntalar la innovación a través de la reutilización y apoyo de la habilidad de
la gente a través de organizaciones, para lograr un mejor desempeño en la
empresa.
PROCESOS: La
formalidad de una acción, es la garantía de que se pueda repetir con éxito, por
tanto la gestión del conocimiento, no puede estar alejada de la existencia de
un proceso que la enmarque en la realidad empresarial, por tanto debe existir
un proceso que la defina, es decir la suma de los siguientes elementos:
Políticas, procesos, procedimientos, formatos, registros, indicadores de
gestión e índices de productividad.
HERRAMIENTAS: Las
herramientas no garantizan que la gestión del conocimiento se haga de forma
adecuada, pero si garantizan que su
difuminación sea generalizada, no olvidemos que realizar la entrega de
información pobre o aun peor herrada, no puede ser controlado por las
herramientas usadas para difundirla.
CAPITAL HUMANO: (Factor
humano) Nótese que de los cinco
elementos mencionados, tres corresponden a temas relacionados con el factor
humano, es que el conocimientos sólo puede ser gestado, contenido, transformado
y transferido, por los seres humanos, así vale la pena ser redundantes y volver
a hacer hincapié en el tema de la MOTIVACIÓN y la GENEROSIDAD.
b. Requisitos De Documentación
Los elementos
mencionados en el apartado herramientas, tienen por objeto el permitir la
transpirabilidad del conocimiento, el apartado de Proceso el darle forma. Con
la suma de estos dos componentes, garantizamos que el conocimiento que
gestionamos se encuentre disponible, íntegro y legible, es decir cuente con la
seguridad requerida. La formalidad en el proceso de la gestión del conocimiento
es uno de los factores preponderantes, para garantizar su efectividad. Dado lo
anterior, debe existir a nivel organizacional, una biblioteca que enmarque todo
el conocimiento gestionado y así mismo los procesos mediante los cuales se
gestiona, no sólo el conocimiento sino su misión en sí.
c. Gestión de la información:
De forma
tradicional, se concibe ésta como la serie de tareas realizadas para garantizar
que la información esté disponible en el momento y lugares oportunos, con la
integridad y confidencialidad apropiados, esto implica hablar de temas tales
cono seguridad de informática, planes de contingencia, planes de continuidad,
gestión de la configuración del software y apoyo de sistemas de gestión de
calidad, tales como la norma ISO 27001, entre otros.
Dados
los lineamientos impartidos en esta materia, ahora se concibe como una tarea
que adicional a lo antes mencionado, que conlleve a crear instrumentos para la
medición de la gestión y el desempeño, los cuales se deben fundamentar en
intangibles, esto implica el valorar, preservar y medir los intangibles
(conocimiento).
En
primera instancia, se estima adecuado recordar, que la capacidad de aprendizaje
de las personas, está dado por la investigación y experiencia, dicha
aprendizaje se adquiere a partir del desarrollo de las capacidades de análisis,
creación, síntesis, aplicación, repetición y memoria.
Adicionalmente,
es importante destacar el Capital Intelectual de nuestro equipo de trabajo, el
cual está compuesto por los tres grandes derroteros a saber: 1.) El Capital Humano, el cual genera un
valor agregado por estar relacionado con conocimiento tácito y no por un simple
cúmulo de títulos universitarios. 2) El
Capital Estructural, En primera instancia hace referencia a las condiciones
físicas de operación y en segundo lugar al conocimiento de dichos activos. Los
dos niveles deben estar debidamente documentados.3) El Capital Relacional, el cual define y facilita la interacción de
la organización con el medio.
Es
de anotar que si la ventaja competitiva de la organización está fundamentada en
elementos físicos o en conocimiento explicito, dichos elementos pueden ser
adquiridos por la competencia en un término cercano, por tanto la ventaja será
temporal y una vez más la organización se verá enfrentada a tener que encontrar
un nuevo diferenciador en el mercado. Lo ideal es contar con fundamento que
brinde ventaja competitiva sostenible, que se funde en elementos que cumplan
con ser difíciles de imitar, difíciles de transferir y mejor aún casi
imposibles de comercializar, pues bien, el único activo que cumple con estas
restricciones es el conocimiento tácito que poseen las personas y los equipos
de trabajo.
Basado
en lo anterior procedo a presentar el modelo. Este modelo se centra en tres
áreas del conocimiento importantes: Primero es el conocimiento explicito, que
corresponde a la información que es posible almacenarla, copiarla, imitarla y/o
transformarla. Allí está categorizada la información registrada en el CRM, ERP,
la intranet o cualquier otro sistema. También están todos los documentos que
día a día se genera. El segundo corresponde al conocimiento tácito o implícito, el cual está relacionado con el
uso y la apropiación del conocimiento explícito por cada empleado de la
compañía. El tercero es el conocimiento
comunitario el cual se adquiere mediante la práctica de compartir a nivel
de equipo de trabajo, esto se fundamenta en las virtudes de los seres humanos,
primordialmente en la GENEROSIDAD. Entre otros las actividades que se pueden
hacer son:
1. Verifica que en la organización se tenga claridad
conceptual de los valores personales y
colectivos que promuevan el crecimiento.
2. Revisa que la organización tenga claro los intangibles
disponibles para explotarlos, y no
disponibles para promoverlos.
Esto se deberá hacer por separado para cada uno de los tres capitales
que te mencioné.
3. Sobre el plan organizacional y sobre los proyectos que
componen dicho plan, debes garantizar:
a. Que se alineen con la estrategia organizacional y que
esto sea claro a todos los equipos de proyectos.
b. Garantiza que los equipos estén compuesto por personal
debidamente capacitado, entrenado, con conocimiento y experiencia para definir
y dirigir los proyectos.
c.
Asegúrate que los
equipos estén complementados por personal con las condiciones adecuadas para
aprender y enriquecerse durante la ejecución.
d. Garantiza que se lleve la trazabilidad del proyecto,
que permita reconstruir hechos.
e. Garantiza que las relaciones humanas de los equipos de
trabajo, sean las adecuadas. Cree un ambiente de camaradería entre las
personas.
f.
Confirma que los
equipos de trabajo conozcan los éxitos y fracasos de proyectos anteriores.
2.
Compromete a los
equipos de trabajo en las comunidades de aprendizaje corporativas, que permitan
a la organización aprender de sus actividades diarias, preservando y reforzando
el conocimiento adquirido.
3.
Crea en la
organización la cultura de evaluar y documentar las experiencias de los
proyectos, como una oportunidad de crecimiento individual y de equipo. Debes
analizar la idiosincrasia de cada uno.
4.
Fomenta en la
organización la cultura del aprendizaje y explotación del error, permite que
sus colaboradores vean en el fracaso la oportunidad de crecer.
5.
Este, el último,
considero uno de los pasos más importantes, debe ir acompañado por un
cronograma que defina responsabilidades, fechas y condiciones.
6.
haga de esta
metodología un sistema y proceda a repetir todos los pasos anteriores.
d. Gestión del conocimiento Gonzalez,
Yady (2004):
El
proceso como tal consiste en Identificar, recoger y organizar el conocimiento
existente; Facilitar la creación de nuevo conocimiento y Apuntalar la
innovación a través de la reutilización y apoyo de la habilidad de la gente a
través de organizaciones para lograr un mejor desempeño en la empresa. Los
primeros pasos y los últimos han sido definidos en otros apartados de éste
documento, a continuación defino la explotación del conocimiento tácito. El
objetivo es darle un valor agregado a la documentación ya exigente,
garantizando que los contenidos de nuestra base de datos de conocimiento sean
tesoros y no simples conceptos abstractos.
En
primera instancia se debe disponer de todo el conocimiento explico, cumpliendo
con las normas que regulan su disponibilidad, integridad y legibilidad
(seguridad de la información.). En segundo lugar se deba haber garantizado la
disponibilidad de todos los recursos definidos, en condiciones adecuadas
(Motivación, generosidad, proceso, herramientas y capital humano). En tercer
lugar, hay que armar equipos de dos (2) personas, con el mismo nivel
intelectual (conocimientos y experiencias), pero de diferentes disciplinas, con
el fin de garantizar el respeto humano y profesional entre ellos, factor
preponderante en el proceso. En quinto lugar se les asigna a cada uno la
responsabilidad de tomar la documentación ya existente de los dos (2) proceso
que van a gestionar. Uno de los profesionales debe ser experto en uno solo de
los temas a trabajar y debe ser un aprendiz en el otro tema, así pues, el otro
profesional deberá ser experto y aprendiz en de forma excluyente. Sexto, los
dos profesionales deben revisar la documentación que se les ha asignado. Séptimo,
los dos profesionales deben confrontar y debatir las mejoras propuestas a la
documentación. Octavo, el profesional aprendiz deberá materializar las mejoras a la documentación,
en virtud de lo trabajado con su colega experto. Noveno, los dos profesionales
deben revisar y valorar el trabajo realizado y entregarlo de forma oficial a la
organización. Décimo, proseguir con otro par de temas. Undécimo, realizar
periódicas revisiones a la documentación generada en los pasos anteriores, con el fin de darle vida a la
información.
La
información generada, deberá ser entregada al proceso responsable de la
agestión de la información, para que la formatee y disponga acorde a las
necesidades definidas. La gestión del
conocimiento puede ser vista así:
Fuente Gonzalez,
Yady (2004)
La
existencia de los componentes requeridos para la gestión del conocimiento, es
responsabilidad de la alta gerencia, esto dado que nuestro proyecto tiene que
ser parte del plan estratégico organizacional y que debe haber alineación con
todos los proyectos que hacen parte del portafolio. En caso que la gestión del
conocimiento no sea una iniciativa de la alta gerencia, es recomendable abortar
el proyecto, esto dado que se ha enfatizado en los conceptos de MOTIVACIÓN, GENEROSIDAD
Y CAPITAL HUMANO.
Como
parte fundamental de la gestión del conocimiento, debe existir un apartado
dedicado a garantizar su existencia y mantenimiento, por ello es vital el
contar con mecanismos que permitan realizar medición de los grados de avance y
cumplimiento de las metas propuestas, mediante la existencia de indicadores e
índices, que en este apartado han de ser definidos, analizados y reorientados.
El
seguimiento permanente a ésta gestión, permite realizar reorientación de
fuerzas, en sentidos que la organización en realidad requiera, pues los
esfuerzos iniciales, corresponden a juicios a priori que definimos de las
necesidades y que de seguro basados en la experiencia van siendo redefinidos.
Los índices e indicadores de este proceso deberán ser incorporados al balance
score card de la organización.
CONCLUSIONES
Al
gestionar el conocimiento, logramos que exista conciencia organizacional en su
DOFA (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas), conciencia en sus
proceso y procedimientos, conciencia en sus capitales (estructural, relaciona y
humano), conciencia en su capacidad motivacional, conciencia de su generosidad,
conciencia organizacional, esto redunda en la capacidad de mejorar, de
garantizar la continuidad de sus operaciones y en general de innovar, de
renovarse cada día, de reinventarse frente al mercado, de enfatizar sus virtudes.
Frente
al mercado, la competencia, los clientes, los clientes potenciales, los entes
reguladores y el gremio, es decir frente al ámbito organizacional, se logra
oportunidad de respuesta, no sólo en términos de tiempo, sino además de calidad
y costos. Es decir como organización tendremos la capacidad de responder a las
expectativas del mercado con certeza, ofreciendo condiciones contractuales de
alta competitividad y cumplimiento real de lo pactado (Reputación).
La
sistematización de acciones, garantizan su repetición perfecta, ahorrando
tiempo, costo y maximizando calidad, la gestión del conocimiento no es más que
una herramienta que sistematiza la dinámica organizacional, por tanto le
garantiza hacer la cosas cada día mejor, con menor esfuerzo de tiempo y recursos,
y garantizando valores agregados al alcance esperado, redunda en beneficios
económicos que sobrepasan las inversiones que implica la gestión misma. Así
pues, el gestionar el conocimiento, Mejora la operación, reduce gastos, aumenta
la comunicación interna, eleva la moral organizacional e Incrementa la
satisfacción del cliente.
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